Как провести планерку отдела продаж и pipeline review: структура, темы, примеры

Планерка в отделе продаж — важный инструмент управления. Руководитель получает от менеджеров свежие сведения о клиентах, статусе сделок, проводит pipeline review. Еще он дает команде обратную связь и мотивирует каждого сотрудника. Если подойти к организации совещаний отдела продаж неправильно, то есть риск увязнуть в бесконечных обсуждениях.

Автор: Анна Воронова, собственник бизнеса

Содержание:

Что такое планерка отдела продаж и pipeline review
Виды совещаний в отделе продаж
Зачем нужна планерка
Структура и план планерки отдела продаж
Темы совещаний в отделе продаж
Как проводить pipeline review
Шаблон для pipeline review
Совещание отдела продаж: чего стоит избегать
Онлайн-формат планерки
Как внедрить планерки в отдел продаж, где их никогда не было
Кейсы, как регулярные совещания могут влиять на продажи

Что такое планерка отдела продаж и pipeline review

Планерка — это короткая встреча команды, которая проходит в начале рабочего дня. На ней каждый сотрудник озвучивает результаты прошлого дня, задачи на текущий и сложности, если они есть. Pipeline review — отдельный формат: такие совещания проводят один на один: руководитель и менеджер.

Рассмотрим эти и другие виды планерок подробнее.

Виды совещаний в отделе продаж

Руководитель отдела продаж (РОП) проводит некоторые совещания ежедневно, а некоторые — от случая к случаю. У этих встреч разные цели.

Утренняя планерка (daily stand-up, «дейлик»)

Это ежедневная встреча продолжительностью до 15 минут с командой подчиненных менеджеров. Каждый сотрудник кратко отвечает на три вопроса: что сделал вчера, что планирует сегодня, есть ли затруднения. Вся команда слышит друг друга, возникает общий ритм. Руководитель успевает отследить статус по задачам и вовремя вмешаться, если нужно.

Главная цель — синхронизация. РОП получает обзор по всем активностям, а менеджеры понимают общую картину.

Еженедельные собрания всего отдела

Проводятся раз в неделю, занимают около часа. Такой формат подходит для обсуждения итогов: сколько лидов пришло, какие встречи прошли, какие сделки закрыты. Обсуждаются ошибки, удачные кейсы, повторяющиеся проблемы. В конце формируются задачи, назначаются ответственные лица, устанавливаются сроки.

Pipeline review: формат 1:1 с менеджером

Раз в неделю РОП встречается с каждым менеджером лично. Такая встреча длится 20–30 минут. Вместе они обсуждают все текущие сделки. Определяют, какие договоры близки к подписанию, где требуется помощь, что стоит отложить. Такой разговор помогает скорректировать прогноз и снизить потери. Кроме того, он полезен для профессионального развития менеджеров.

Стратегическое совещание

Встречи в этом формате проводятся нечасто: раз в месяц или квартал. На них обсуждаются стратегические цели: план на квартал, перераспределение усилий, анализ воронки, работа с ключевыми клиентами. Участвуют руководители, иногда коммерческий директор. В результате формируется курс на долгий период.

Зачем нужна планерка

Планерка нужна, чтобы скоординировать действия членов команды, получить от них свежие данные о статусе работы, довести до них распоряжения руководства. Кроме того, совещание важно для улучшения коммуникации внутри коллектива.

Исследования показывают, что планерки благотворно влияют на продуктивность команды и на ее результаты.

Исследование Gallup

У организаций, где в отделе продаж регулярно проводят совещания, на которых менеджерам дается обратная связь, прибыль повышается на 21%

Исследование HubSpot

Отделы продаж, проводящие совещания, выполняют план продаж на 25% лучше, чем те, кто не устраивает встречи и планерки.

Исследование Harvard Business Review

У специалистов по продажам, получающих обратную связь на совещаниях:
на 31% увеличивается продуктивность;
на 37% растут продажи.

Источник данных: How to Run Effective Sales Meetings for High-Performance Teams

Структура и план планерки отдела продаж

Чтобы встреча была полезной, у нее должна быть четкая структура: столько-то минут на приветствие, столько-то — на доклад менеджеров о текущих делах, на комментарии РОПа.

Начинать надо вовремя, укладываться в 15 минут. Идеально, когда каждый знает свою роль: ведущий следит за временем и за тем, чтобы никто не отклонялся от темы, участники заранее готовят ответы.

Повестку формируйте простую: краткие итоги прошлого дня, план на сегодня, проблемные моменты. Следите, чтобы все говорили по очереди, не отвлекались.

Если договоренности не зафиксированы, они забываются, поэтому ведите протокол совещания. Он представляет собой короткую запись по каждому обсуждаемому вопросу: кто участвует, какие темы подняли, что за решения приняты.

При этом главное — не разводить чрезмерную бюрократию. Используйте таблицу: дата, участники, суть вопроса, итог, срок, ответственный. Такой формат экономит время и дает прозрачность. При следующем совещании можно быстро свериться: что обещали, что сделали.

Темы совещаний в отделе продаж

Задача руководителя — организовать совещание и сделать его полезным для команды и компании. Хорошая тема делает планерку точной и продуктивной.

Вот примеры, которые можно использовать:

Статус текущих сделок (что тормозит, что продвигается).
Проблемы в коммуникации с клиентами.
Конкуренты: кто перехватил, почему, как избежать повторения.
Ошибки в воронке: где «зависают» лиды.
Обратная связь от клиентов.
Влияние маркетинга на продажи — что сработало, что нет.
Настроение команды: неформальный срез, мотивация, перегруз.

Меняйте темы. Не обсуждайте одно и то же каждый день, чтобы команда подтягивала навыки в разных направлениях продаж.

Как проводить pipeline review

Pipeline review помогает продажникам двигать сделки вперед, а руководителю — видеть слабые места и прогнозировать результат. Чтобы встреча была эффективной, важно соблюдать структуру и не превращать ее в допрос.

Оптимальная длительность pipeline review — 20–30 минут. Проводить лучше в один и тот же день недели.
Перед встречей менеджер должен подготовить актуальные данные. В идеале — открыть CRM и пройтись по списку активных сделок.
Разговор начинается с новых лидов. Сначала — холодные, затем те, с кем уже был контакт. Постепенно спускайтесь к финальным стадиям: «коммерческое предложение», «обсуждение условий», «согласование договора». Такой порядок помогает не упустить ни одну сделку.

По каждой сделке задавайте главные вопросы:

Что сейчас происходит?
Какой следующий шаг и на какой день он запланирован?
Что может помешать довести клиента до результата?

Если на один из вопросов нет внятного ответа — значит, сделка в зоне риска. Руководитель фиксирует это и помогает придумать решение.

В конце беседы следует оставить менеджеру «домашнее задание»: что сделать, до какой даты, с каким результатом.

Шаблон для pipeline review

Первым делом надо обсудить каждую строку: каков статус, где застряли, почему, что делать. Если сделка «мертвая», то архивировать в CRM.

Сделка (клиент)	Стадия воронки	Послед-нее действие	Следу-ющий шаг	Срок следую-щего шага	Проблемы / риски	Что делать
ООО "Радар"	КП отправлено	Ждут встречу	Перезвонить, подтвердить встречу	4 июня	Зависли, не отвечают с пятницы	Менеджер пишет email + звонит снова
ИП Соколова	Переговоры	Был звонок, интерес есть	Подготовить презентацию под задачи	6 июня	Клиент сомневается в сроках	Предложить кейс по срокам с похожим клиентом

Обращайте внимание на сделки, которые без движения. Срок, после которого надо помогать менеджеру, определяется индивидуально: в одних бизнесах бьют тревогу, если клиент не отвечает неделю, в других и несколько месяцев — допустимо.

Сделка	Где затык	Что мешает	Кто может помочь / что нужно
ТехСтрой	Нет ответа после КП	Скорее всего, дорого	Руководитель поможет обсудить скидку
МедСнаб	Нет лиц, принимающих решение	Менеджер не вышел на ЛПР	Настроить письмо для выхода на ЛПР

После встречи фиксируйте результат в CRM или в Google Docs. На следующем pipeline review проверяйте выполнение.

Сделка	Что делать	Срок	Кто делает
Радар	Позвонить + письмо	4 июня	Иван
Соколова	Сделать презентацию	6 июня	Иван
ТехСтрой	Согласовать скидку	5 июня	Иван + РОП

Совещание отдела продаж: чего стоит избегать

Некоторые РОПы, организуя совещание, допускают ряд ошибок, из-за которых меняется и даже исчезает смысл встречи. Вот основные:

Нет повестки: все пришли, а обсуждать нечего. Начинается хаос, время тратится впустую.
Разговор ведется только «для галочки». Менеджеры повторяют то, что уже видно в CRM.
Много воды, долгие речи ни о чем, обсуждаются мелочи. Команде не ставятся конкретные задачи.
Обвинение вместо разбора. Если менеджеров критикуют за ошибки без анализа — мотивация падает. Лучше задавать вопрос: «Как можно было иначе?»
Не отслеживается динамика. Совещания проводятся по методу: «Поговорили — и забыли». Через неделю прогресса нет, все начинается сначала.

Пример

«Я больше не могу: совещания стали отнимать почти полдня! Я с командой моих менеджеров начинаю утреннюю планерку, и каждый день всплывает неразрешимая проблема — у основного поставщика закончилось сырье. Половина продуктовой линейки сейчас не производится. Товары этого завода самые дешевые, мы легко продавали с хорошей маржой, всегда выполняли план. А сейчас что продавать? И вот сидим, каждый подает идеи, какие может, но в итоге непонятно, что делать?» (Реальная жалоба РОПа)

В этом примере мы видим, что допущена еще одна часто встречающаяся ошибка: на планерку одного вида выносятся вопросы, которым место на встрече другого уровня.

Смена основного поставщика, адаптация ценообразования — это все должно обсуждаться даже не на стратегическом совещании отдела продаж, а на собрании высшего управленческого звена. Линейный сотрудник, в частности менеджер по продажам, не может решить такие проблемы. Поэтому, когда о них говорят на утренних планерках отдела, совещание выливается в долгую беседу без результата.

Онлайн-формат планерки

Когда команда трудится удаленно или в смешанном формате, очные встречи становятся сложнее. Сохранить рабочий ритм и командный дух помогают онлайн-совещания. Их можно организовать при помощи специальных программ:

Zoom, Google Meet, Microsoft Teams — для видео.
Slack, Telegram — для переписки.
Trello, Kaiten, Notion — для фиксации задач.

Чем заняты люди, участвуя в онлайн-совещаниях

Играют в компьютерные игры	Изучают информацию на другие темы	Читают соцсети, просматривают новости	Готовят еду, завтракают, обедают, ужинают	Выключив камеру, делают работу по дому
8%	44%	24%	6%	3%

Источник данных: статья об опросе ВТБ в издании «КоммерсантЪ»

Как провести онлайн-совещание, чтобы оно было эффективнее:

Начинайте вовремя, иначе участники устанут ждать, и их внимание отвлечется.
Включайте камеры: так повышается вовлеченность.
Говорите по очереди.
Записывайте итоги в чат или документ: все участники должны видеть, к чему пришли.

Как внедрить планерки в отдел продаж, где их никогда не было

Если раньше команда не собиралась регулярно, начать бывает непросто. Сопротивление — нормальная реакция, менеджеры боятся лишней бюрократии или контроля.

Вот что помогает:

Объясните, зачем нужны совещания. Расскажите команде, что планерки упрощают им рабочий день. Пусть сотрудники сами поймут, что совещание им помогает, а не мешает.
Начните с малого. Сделайте первую встречу недолгой: минут на десять, без цифр. Просто обсуждайте задачи.
Установите регулярные встречи. Лучше пусть они будут короткими, но каждый день, чем раз в неделю на час.
Подавайте личный пример. Если вы не приходите вовремя, не соблюдаете повестку — не ждите дисциплины от команды.

Кейсы: как регулярные совещания могут влиять на продажи

В сети полно примеров, как при построении отделов продаж внедрили планерки. Вот кейсы некоторых компаний.

Пример 1. Сфера ремонта

"Нетология" рассказывает о результатах работы ее эксперта Владислава Белоусова, который управлял продажами в нескольких организациях. После перестройки процессов, включающей внедрение планерок, оборот компании из сферы ремонта увеличился в шесть раз.

Пример 2. Производство

Татьяна Лященко пишет о том, как провела реорганизацию процессов продаж и маркетинга у клиента, изготавливавшего продукцию из природного камня. Помимо прочего, консультант оптимизировал процедуру совещаний. В итоге комплекса мероприятий выручка за пару месяцев увеличилась вдвое.

Совещания и планерки отдела продаж, pipeline review помогают управлять командой, вовремя замечать важные изменения и принимать меры, чтобы выполнять план. Такие встречи повышают прозрачность процессов, помогают менеджерам чувствовать поддержку руководителя. Если проводить их правильно — результат не заставит себя ждать: сделки перестают «висеть», конверсия растет.

Важно не превращать планерки в лекцию руководителя. Любое совещание — прежде всего диалог. А в хорошем диалоге рождаются идеи и решения, которые двигают продажи вперед.